Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w rozdziale 3 lit. a jest IvoryLab, operator platformy BrosBots dostępnej pod adresami brosbots.com oraz app.brosbots.com („Administrator”, „my”).

• Siedziba: [adres siedziby do uzupełnienia]
• Dane rejestrowe: [dane rejestrowe do uzupełnienia: NIP, REGON, KRS/CEIDG]
• Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@brosbots.com

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych obsługujemy pod powyższym adresem e-mail i odpowiadamy na nie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

• Platforma - serwis brosbots.com, aplikacja app.brosbots.com oraz udostępniane przez nas API i widget głosowy.
• Klient - podmiot, który zawarł z nami umowę o korzystanie z Platformy, zwykle przedsiębiorca.
• Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z konta Klienta.
• Rozmówca - osoba, która rozmawia z agentem głosowym Klienta: dzwoni na jego numer albo odbiera połączenie wychodzące. Rozmówca nie jest naszym klientem i zwykle nie ma z nami żadnej relacji.
• Dane rozmowy - nagranie audio, transkrypcja, metadane połączenia (numery, czas, czas trwania, status, koszt) oraz dane, które Rozmówca poda w trakcie rozmowy lub które Klient przekaże agentowi przez API czy integrację.

To najważniejszy rozdział tego dokumentu, bo od niego zależy, do kogo należy kierować żądania i kto odpowiada za zgodność z prawem konkretnego przetwarzania.

a) Jesteśmy administratorem w zakresie danych, o których przetwarzaniu decydujemy sami: dane konta i Użytkowników, dane rozliczeniowe, korespondencja z nami, dane techniczne odwiedzających brosbots.com, dane kontaktowe z formularza demo. Do tych danych stosuje się cała niniejsza polityka, w tym prawa opisane w rozdziale 14.

b) Jesteśmy podmiotem przetwarzającym w zakresie Danych rozmowy. Administratorem tych danych jest Klient: to on decyduje, do kogo dzwoni jego agent, w jakim celu, co mówi, czy nagrywa rozmowę i jak długo ją przechowuje. My udostępniamy narzędzie i przetwarzamy te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi oraz na udokumentowane polecenie Klienta, zgodnie z art. 28 RODO i umową powierzenia (rozdział 18).

W praktyce oznacza to, że jeśli jesteś Rozmówcą i chcesz skorzystać ze swoich praw wobec nagrania rozmowy, właściwym adresatem żądania jest firma, do której dzwoniłeś, a nie BrosBots. Rozdział 8 opisuje, co zrobimy, jeśli mimo to zgłosisz się do nas.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane konta i rozliczeniowe są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy: bez nich nie możemy założyć konta ani rozliczyć usługi.

Nagrania i transkrypcje należą do najwrażliwszych danych na Platformie, dlatego traktujemy je odrębnie:

• Nagrywanie włącza i wyłącza Klient. To on decyduje, czy w ogóle powstaje nagranie i jak długo jest przechowywane.
• Dane są szyfrowane w tranzycie (TLS 1.3) i w spoczynku (AES-256), a przechowywane w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej.
• Dostęp do nagrań mają wyłącznie upoważnieni Użytkownicy organizacji Klienta oraz - w minimalnym niezbędnym zakresie i na wyraźne żądanie Klienta - nasz zespół wsparcia, w celu diagnozy zgłoszonego problemu. Każdy taki dostęp jest logowany.
• Nie odsłuchujemy nagrań w celach marketingowych, nie udostępniamy ich innym Klientom i nie sprzedajemy ich nikomu.
• Treść rozmowy przechodzi przez dostawców rozpoznawania mowy, modeli językowych i syntezy mowy wymienionych w rozdziale 9 - inaczej agent nie mógłby odpowiadać.

Obowiązki Klienta. To Klient odpowiada za legalność nagrywania i za poinformowanie Rozmówcy. Dotyczy to w szczególności obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO, podstawy prawnej samego połączenia (przy marketingu bezpośrednim - zgody z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) oraz obowiązku ujawnienia, że rozmówca ma do czynienia z systemem sztucznej inteligencji, wynikającego z art. 50 rozporządzenia 2024/1689 (AI Act). Szczegóły reguluje Regulamin.

Platforma nie jest przeznaczona do przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), takich jak dane o zdrowiu. Rozmowy w niektórych branżach - na przykład rejestracja do przychodni - mogą jednak takie dane zawierać. Jeśli planujesz taki scenariusz, odpowiadasz za posiadanie właściwej podstawy z art. 9 ust. 2 RODO i powinieneś skontaktować się z nami przed uruchomieniem agenta, aby uzgodnić dodatkowe zabezpieczenia w umowie powierzenia.

Nagrania głosu nie są przez nas wykorzystywane do identyfikacji osób. Nie prowadzimy biometrycznej identyfikacji ani weryfikacji mówcy, więc nagranie samo w sobie nie stanowi u nas danych biometrycznych w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO.

Jeżeli rozmawiałeś z agentem głosowym działającym na naszej Platformie, Twoje dane przetwarzamy wyłącznie w imieniu firmy, która ten agent uruchomiła.

1. Żądanie dostępu, usunięcia lub sprzeciwu kieruj do tej firmy - to ona jest administratorem i tylko ona może o tym rozstrzygnąć.
2. Jeśli nie wiesz, kto nią jest, napisz do nas na kontakt@brosbots.com. Ustalimy Klienta na podstawie numeru i daty połączenia i przekażemy mu Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, a Ciebie poinformujemy, do kogo trafiło.
3. Nie usuniemy nagrania na Twoje bezpośrednie żądanie bez polecenia Klienta, ponieważ nie mamy do tego prawa jako podmiot przetwarzający. Nie jest to odmowa realizacji Twoich praw, tylko wskazanie właściwego adresata.

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie i są związani umowami powierzenia. Poniższa lista obejmuje kategorie i najważniejszych dostawców; aktualny wykaz przekazujemy Klientom na żądanie i informujemy o zmianach zgodnie z rozdziałem 18.

Jeżeli Klient korzysta z własnych kluczy API (BYOK), dane rozmowy trafiają do wskazanego przez niego dostawcy na warunkach jego własnej umowy z tym dostawcą, a my nie jesteśmy stroną tej relacji.

Dane mogą być również ujawnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Każde takie żądanie weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu, a Klienta informujemy o nim, o ile prawo tego nie zakazuje.

Nagrania i dane kont przechowujemy w Unii Europejskiej. Część dostawców z rozdziału 9 ma jednak siedzibę w Stanach Zjednoczonych i przetwarzanie może się tam odbywać - dotyczy to zwłaszcza modeli językowych i syntezy mowy, gdzie europejskie regiony nie zawsze są dostępne.

• Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) w odniesieniu do dostawców, którzy do niego przystąpili, albo
• na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) wraz z oceną skutków przekazania i dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi, w szczególności szyfrowaniem.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie. Klient, który chce ograniczyć przetwarzanie wyłącznie do UE, powinien skontaktować się z nami przed wdrożeniem - nie każda konfiguracja agenta jest w takim wariancie dostępna.

• Nie trenujemy własnych modeli na nagraniach i transkrypcjach Klientów.
• Z dostawcami modeli korzystamy z trybów, w których dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania ich modeli.
• Do rozwoju Platformy używamy danych zagregowanych i statystycznych, które nie pozwalają na identyfikację Rozmówcy ani odtworzenie treści rozmowy.
• Jeżeli kiedykolwiek chcielibyśmy wykorzystać treść rozmów do trenowania modeli, wymagałoby to odrębnej, wyraźnej zgody Klienta i zmiany tej polityki - nie odbędzie się to w trybie milczącej aktualizacji.

Klient może w każdej chwili usunąć nagrania wcześniej, samodzielnie w panelu lub na żądanie skierowane do nas. Usunięcie z kopii zapasowych następuje w ramach normalnego cyklu ich rotacji, nie dłuższego niż 30 dni.

• Szyfrowanie w tranzycie (TLS 1.3) i w spoczynku (AES-256).
• Klucze API dostawców podane przez Klienta są szyfrowane w bazie odrębnym kluczem i nigdy nie są zwracane przez API w postaci jawnej.
• Kontrola dostępu oparta na rolach i izolacja danych między organizacjami.
• Rejestrowanie zdarzeń administracyjnych i dostępu do nagrań.
• Kopie zapasowe z retencją do 30 dni oraz testy odtworzenia.
• Zasada minimalnego dostępu w zespole oraz zobowiązania do poufności obejmujące wszystkie osoby dopuszczone do danych.

Żadne zabezpieczenie nie daje stuprocentowej gwarancji. W razie naruszenia ochrony danych osobowych powiadamiamy Prezesa UODO w terminie 72 godzin, gdy jesteśmy administratorem, a gdy jesteśmy podmiotem przetwarzającym - niezwłocznie informujemy Klienta, aby mógł wykonać swoje obowiązki z art. 33 i 34 RODO.

W zakresie danych, których jesteśmy administratorem, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec analityki i marketingu bezpośredniego,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Żądania przyjmujemy pod adresem kontakt@brosbots.com i realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W razie potrzeby możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające Cię zidentyfikować - wyłącznie po to, żeby nie wydać Twoich danych osobie nieuprawnionej.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Agent głosowy prowadzi rozmowę w sposób zautomatyzowany i może na jej podstawie wykonać czynność zaplanowaną przez Klienta, na przykład zapisać termin wizyty. Konfigurację i skutki takiego działania określa Klient jako administrator. Analiza sentymentu i tematów rozmów, dostępna w wyższych planach, służy statystyce i nie prowadzi do automatycznych rozstrzygnięć indywidualnych po naszej stronie.

Strona brosbots.com nie zapisuje niczego na Twoim urządzeniu, a analityka działa w trybie bezcookie, dlatego nie stosujemy banera zgody. Panel app.brosbots.com korzysta z cookies niezbędnych do utrzymania sesji oraz z analityki produktowej. Pełny wykaz, cele i czas przechowywania, a także przełącznik wyłączający analitykę, znajdziesz w polityce cookies.

Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców i nie kierujemy jej do osób poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie danych takich osób jako administrator. Jeżeli Rozmówcą okaże się osoba niepełnoletnia, obowiązki związane z jej danymi spoczywają na Kliencie jako administratorze.

Dla Danych rozmowy stosujemy umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO, która stanowi integralną część umowy z Klientem i którą udostępniamy na żądanie. Zobowiązujemy się w niej w szczególności do:

• przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta,
• zapewnienia poufności po stronie osób dopuszczonych do przetwarzania i stosowania środków bezpieczeństwa z art. 32 RODO,
• korzystania z podprocesorów wyłącznie po uprzednim poinformowaniu Klienta, z prawem wniesienia sprzeciwu w terminie 14 dni od zawiadomienia,
• pomocy Klientowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32-36 RODO,
• usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług, zgodnie z decyzją Klienta,
• udostępnienia informacji niezbędnych do wykazania zgodności oraz audytu.

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, zakres dostawców albo stan prawny. Datę ostatniej zmiany podajemy na górze strony. O zmianach istotnych dla Klientów informujemy z wyprzedzeniem pocztą elektroniczną lub komunikatem w panelu, nie później niż 14 dni przed ich wejściem w życie.

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: kontakt@brosbots.com. Zasady korzystania z Platformy określa Regulamin.

Wiążąca jest polska wersja tego dokumentu. Tłumaczenie na język angielski udostępniamy Klientom na żądanie, wyłącznie w celach informacyjnych - w razie rozbieżności rozstrzyga tekst polski.